2019.06.24. УЗЕЛ ДЕПАРТАМЕНТА

Друзья, всем привет! Меня зовут Юрий Седнев, и сегодня мы поговорим о структуре узла департамента на корпоративном портале SharePoint. Узел департамента – это сайт в семействе сайтов Портала, предназначенный для совместной работы сотрудников департамента. Доступ на узел департамента открыт только для сотрудников данного департамента – это нужно для того чтобы защитить коммерческую информацию от посторонних глаз. В некоторых случаях, для совместной работы, возможно на узле департамента открытие доступа смежникам в конкретные списки и библиотеки. Изначально узлы департамента создаются по общему шаблону для каждого департамента Компании, и содержат идентичный базовый набор справочников и библиотек документов. Далее узел департамента может быть дополнен другими списками и библиотеками, специфичными для конкретного департамента. Итак, по структуре узла… При входе на узел департамента, мы видим Главную страницу, которая отображает основные блоки узла. В нашем случае, мы отобразили: название департамента; руководителя департамента; календарь департамента; и справочник контрагентов. Пробежимся по каждому блоку более подробно… Календарь отображает события департамента. Каждая категория имеет свой цвет. Мы выделяем в отдельные категории: События – праздничные даты, совместные встречи; Командировки – поездки по рабочим вопросам, посещение профильных курсов; Мероприятия – регулярные совещания, плановые работы; Отсутствия – отпуска и отгулы; Проблемы – события, требующие анализа; и Дни рождения сотрудников. События календаря также можно отобразить в виде списка и отфильтровать. Например, мы можем выбрать все отпуска определенного сотрудника за год. При необходимости, список можно выгрузить в Excel. Справочник «Контрагенты» содержит список организаций-контрагентов со всеми необходимыми реквизитами. Справочник может быть отфильтрован по видам договоров. Справочник «Контакты» содержит список контактных лиц по каждому контрагенту – с названиями должностей, адресами электронной почты и номерами телефонов. При необходимости могут быть введены дополнительные категории, такие как Город. Справочник может быть синхронизирован с Outlook и отображаться в адресной книге на смартфоне. Справочник сотрудников департамента содержит фотографии, должности, табельные номера и дни рождения сотрудников. Данные справочника автоматически синхронизируются с корпоративной базой данных учетных записей Active Directory. Библиотека ОРД содержит сканы Организационно-распорядительных документов, таких как Положения, Акты и Распоряжения, Протоколы, Доверенности, и прочее. Документы с истекшим сроком действия выделены серым цветом, документы у которых срок действия подходит к концу выделены оранжевым цветом – это полезное напоминание того что необходимо либо продлить документ, либо выпустить новый. Библиотека «Шаблоны» содержит черновики типовых документов в согласованной и утвержденной форме. Устаревшие формы можно не удалять, а хранить для истории – они выделены серым цветом. Библиотека «Договоры» содержит сканы подписанных документов по каждому контрагенту. В отличие от хранения договоров обычной сетевой папке, библиотека SharePoint позволяет быстро сделать выборку документов по любому признаку: Тип документа, Номер, Дата, Срок действия, связать договор со всеми его доп. соглашениями. Если документ отсканирован как текст, то SharePoint позволяет осуществлять поиск не только по метаданным, но и по содержимому документа. Библиотека «Проекты» содержит рабочие драфты документов, файлы Word, Excel для совместной работы. Стандартные средства SharePoint позволяют открыть библиотеку в проводнике Windows, но в отличие от обычной сетевой папки, библиотека поддерживает функционал одновременной работы с документом и автоматического сохранения версий. Как вы уже догадались, блоки узла департамента связаны между собой. Например, в карточке контрагента мы кроме реквизитов, сразу видим все контактные лица по данному контрагенту и реестр документов по данному контрагенту. В одном из следующих видео мы поговорим о не типовых блоках узла департамента, напишите в комментариях – какой из блоков вы хотели бы осветить более подробно. Сегодня на этом все, пока-пока!